Cara Membuat Chat Flow dengan SleekFlow Flow Builder

Jika Anda menggunakan paket berbayar SleekFlow, Anda memiliki akses ke tool utama - Flow Builder. Flow Builder memungkinkan untuk mengotomasi tugas-tugas sales, marketing, dan customer service yang repetitif menjadi lebih efisien, produktif, dan konsisten.

Di blog ini, kami akan memberitahu Anda chat flow terbaik untuk manajemen keterlibatan pelanggan, semuanya dapat Anda gunakan hari ini untuk meningkatkan penggunaan SleekFlow Anda secara otomatis sebagai CRM WhatsApp.

Chat flow 1: Auto Reply FAQ

Baik pelanggan baru maupun pelanggan lama, pelanggan akan selalu memiliki pertanyaan. Jika Anda sudah memiliki bayangan pertanyaan yang akan mereka ajukan, Anda dapat membuat chatbot untuk memandu mereka menemukan jawaban secara mandiri.

Anda dapat menggunakan trigger incoming messages, yang dapat disaring berdasarkan kondisi (filtered by condition). Contohnya, hanya pesan masuk dari pelanggan yang mengandung kata kunci “harga” yang terdaftar di chat flow. Kemudian, buat tindakan send message untuk menjawabnya secara otomatis.

Jika FAQ pelanggan Anda disusun menjadi beberapa kategori, menu harus menjadi tindakan send message yang pertama. Katakanlah untuk toko alat-alat rumah tangga, mereka dapat menyajikan pilihan-pilihan berikut:

informasi produk
panduan pembelian
pengiriman dan pemasangan

Dengan mengaktifkan tombol as branch, Anda dapat menambah tindakan send message di bawah setiap cabang untuk memberikan informasi yang relevan.

Chat flow 2: Menugaskan pemilik kontak

Anda akan menerima notiifikasi yang memberi tahu apabila terdapat kontak yang belum Anda tugaskan di SleekFlow. Namun, bagaimana Anda memastikan orang yang tepat akan menindaklanjuti lead tersebut? Inilah mengapa penugasan pemilik kontak itu penting.

Anda dapat menugaskan lead secara otomatis menggunakan tindakan assign to dan memilih by queue. Tindakan ini menggunakan cara kerja round-robin yang memungkinkan Anda untuk menambahkan sejumlah agen ke rotasi dan mereka akan ditugaskan sebagai pemilik kontak secara merata.

Baca blog ini untuk panduan step-by-step tentang macam-macam cara lead routing menggunakan Flow Builder.

Chat flow 3: Mendapat informasi dari kontak baru

Jika Anda seorang marketer yang berfokus untuk mendapat leads baru, Anda akan sering menggunakan trigger messages from new contact. Trigger ini hanya berlaku untuk pelanggan yang nomor kontaknya tidak tersimpan di CRM SleekFlow Anda.

Anda dapat mengatur beberapa tindakan send message untuk bertanya tentang kontak baru ini. Anda juga dapat membuat tindakan add to list untuk mengelompokkan kontak baru ke dalam sebuah daftar, yang nantinya akan berguna ketika Anda ingin mengirim broadcast ke segmen tertarget.

Pelajari lebih lanjut tentang cara mendapatkan leads di WhatsApp melalui campaign otomatis dengan klik di sini.

Chat flow 4: Mengotomasi balasan pasca broadcast

Dengan Flow Builder, Anda juga dapat membuat chat flow untuk menangani balasan dari pelanggan setelah mengirim pesan broadcast.

Katakanlah Anda ingin melakukan follow up ke pelanggan secara otomatis setelah mengirim pesan broadcast untuk memastikan mereka tidak ketinggalan promosi terbatas. Berikut yang bisa Anda lakukan:

Pilih outgoing messages sebagai trigger.
Enable filter by condition.
Tentukan triggered message keyword untuk memuat isi pesan broadcast Anda.
Buat tindakan send message untuk melakukan follow up broadcast awal.

Jika pesan broadcast Anda memiliki beberapa tombol, Anda juga dapat menambahkan cabang atau branch untuk melayani pelanggan yang memilih opsi berbeda.

Contohnya, jika Anda melakukan blasting pesan tentang promosi tertentu, Anda dapat memilih trigger incoming messages sebagai awal flow Anda. Kemudian,

Buat kondisi triggered message keyword dan gunakan tiga kata kunci berikut untuk membuat cabang:
1. Menukar diskon
2. Meminta info lebih lanjut
3. Mungkin lain kali
Kemudian, di bawah setiap cabang, buat tindakan send message untuk:
1. mengirim kode diskon,
2. berbagi informasi lebih lanjut, atau
3. mengonfirmasi pilihan mereka untuk tidak lanjut

Chat flow 5: Diskualifikasi leads

Mengirim pesan broadcast ke pelanggan yang tidak responsif memang membuat frustasi. Misalkan Anda tidak ingin lagi menginvestasikan waktu untuk berinteraksi dengan kontak baru yang belum menanggapi pesan Anda.

Pada kasus ini, Anda dapat menggunakan trigger contact field update dan memilih if last contact from customers is not within 3 months, kemudian buat tindakan remove from list dan pilih remove from all lists. Dengan demikian, kontak tersebut tidak lagi terdaftar dalam daftar target broadcast.

Chat flow 6: Segmentasi base pelanggan lama

Jika bisnis Anda sudah berjalan selama beberapa tahun, kemungkinan Anda sudah memiliki data pelanggan lama, seperti tanggal pembelian, jumlah pemesanan, dan barang yang dibeli.

Ketika Anda mengimpor nomor kontak ini beserta informasinya ke SleekFlow, Anda dapat mengkategorikan pelanggan berdasarkan kriteria ini secara otomatis untuk membuat komunikasi menjadi lebih tepat waktu dan terarah.

Contohnya, sebuah salon kecantikan mensegmentasi pelanggan berdasarkan tanggal janji temu terakhir dan mengotomasi follow up yang berbeda-beda ke setiap segmen. Gunakan trigger new contact dan pilih contact fields sebagai kondisi, dan buat cabang untuk durasi appointment date terakhir yang berbeda-beda.

Jika tanggal janji temu masih dalam 30 hari terakhir, kirim pesan (send a message) berisi tips skin care; jika tanggal janji temu terakhir di luar 30 hari terakhir, kirim pesan (send a message) berisi pengingat untuk menjadwalkan janji temu berikutnya dan tambahkan label (add a label) sebagai pelanggan yang tidak aktif.

Chat flow 7: Menangkap data dari software eksternal

Anda dapat menangkap data secara otomatis dari software eksternal dan menggunakannya untuk mengotomasi pesan, seperti mengirim pesan saat ada janji temu yang dibuat di kalender dan saat ada catatan baru dibuat di website.

Pilih pass webhook payload sebagai titik trigger untuk membuat URL unik yang bisa Anda gunakan untuk men-trigger workflow SleekFlow. Anda dapat menggunakan URL ini dengan UI konfigurasi webhook layanan lain, atau menggunakannya langsung dari kode kustom Anda sendiri. Saat SleekFlow menerima permintaan di URL ini, otomasi yang Anda konfigurasikan akan terkena trigger.

Chat flow 8: Mengirim notifikasi internal

Catatan internal di SleekFlow memudahkan para anggota tim untuk berbagi konteks, mengirim pengingat, komentar, update, dan mengklarifikasi, dan Anda dapat mengirimnya secara otomatis di inbox SleekFlow. Contohnya, setiap kali ada kontak baru masuk dari Facebook Lead Ads, Anda dapat menambahkan catatan internal (add an internal note) dengan cara memasukkan data yang mereka input melalui formulir lead untuk membantu agen yang ditugaskan dalam melakukan follow up.

Chat flow 9: Memperbarui informasi pelanggan

Field kontak adalah arsip informasi untuk menyimpan dan memperbarui rincian tentang pelanggan, leads, atau prospek Anda. Jadi, untuk memastikan bahwa Anda mengirim konten yang tepat ke kontak yang tepat pada waktu yang tepat pula, sangat penting untuk memperbarui field kontak Anda.

Contohnya, ketika Anda menyimpan alamat pelanggan untuk pengiriman, dan seorang pelanggan mengirim pesan ke Anda berisi informasi pergantian alamat. Pertama, Anda dapat menyimpan jawaban mereka sebagai flow variable di Flow Builder, beri nama {{updated_address}}, kemudian buat tindakan update contact, pilih customer field “address”, dan perbarui ke flow variable.

Chat flow 10: Mengalihkan data ke software eksternal

Dengan menggunakan tindakan yang ada di bawah kategori external integrations, seperti pass triggered message webhook payload, contact payload, dan send HTTP request, Anda dapat mengatur panggilan API/outgoing webhook. Pada dasarnya, panggilan API dan webhook ini mendengarkan trigger di percakapan SleekFlow dan mengirim data yang relevan ke URL eksternal secara real time supaya sinkronisasi antara SleekFlow dan tech stack lain segera terjadi.

Contohnya, Anda dapat menghubungkan platform perpesanan Anda dengan sistem CRM seperti Microsoft Dynamics 365 atau Zoho CRM untuk menyederhanakan interaksi pelanggan dan manajemen data. Selain itu, Anda dapat menghubungkan dengan software kalender dan booking seperti Calendly atau Jotform untuk memudahkan penjadwalan dan pengelolaan janji temu secara langsung melalui percakapan. Anda juga dapat mengintegrasikan dengan software helpdesk seperti Zendesk atau Intercom sehingga dapat memperbaiki workflow customer support secara signifikan.