Kindy Cloud: Booking Kelas & Pembayaran Jadi Lebih Mudah dengan SleekFlow

Kindy Cloud & SleekFlow Customer Stories

Kindy Cloud adalah sebuah fun learning kids club berbasis sensory play yang dirancang untuk memberikan stimulasi optimal sesuai dengan usia anak. Dengan pengawasan langsung dari psikolog anak, Kindy Cloud menawarkan berbagai kelas sesuai kelompok usia, mulai dari Little Bub Class (3-6 bulan) hingga Junior Class (3-5 tahun).

Namun, sebelum menggunakan SleekFlow, Kindy Cloud menghadapi berbagai tantangan dalam pengelolaan pendaftaran dan komunikasi dengan orang tua murid. Bagaimana solusi SleekFlow membantu mereka mengatasi tantangan ini?

Tantangan Sebelum Menggunakan SleekFlow

Sebelumnya, tim Customer Service Kindy Cloud hanya mengandalkan WhatsApp Business biasa, yang menyebabkan beberapa masalah, antara lain:

Terdapat tiga nomor admin berbeda yang tidak tersinkronisasi, membuat orang tua murid bingung saat ingin mendaftar kelas.
Setiap admin memiliki area kerja dan jadwal kerja yang berbeda, menyebabkan miskomunikasi dalam pendaftaran kelas
Tidak adanya sistem otomasi maupun reminder yang memudahkan proses pendaftaran dan pengelolaan kelas.
Minim transparansi dan visibilitas dari CS sebab tiap CS menggunakan devicenya masing-masing.

Akibatnya, proses pendaftaran menjadi tidak efisien, banyak data tersebar dan admin kesulitan dalam menangani pendaftaran dan juga pembayaran—hal ini kemudian berimplikasi pada terjadinya masalah yang sangat krusial seperti keamanan data dan pembayaran.

Bagaimana SleekFlow Membantu?

Sejak beralih ke SleekFlow, Kindy Cloud mendapatkan berbagai kemudahan dalam pengelolaan komunikasi dengan pelanggan. Berikut adalah beberapa fitur utama yang sangat membantu operasional mereka:

Solusi Omnichannel Inbox untuk Transparansi Chat

Kini, semua area Kindy Cloud bisa dicakup dalam satu nomor Customer Service, sehingga pelanggan tidak lagi bingung saat mendaftar kelas. Admin dapat melihat semua percakapan yang terjadi antara pelanggan dan tim sebelumnya, memastikan komunikasi yang lebih lancar.

Siapa saja yang menggunakan dasbor SleekFlow? Kindy Cloud memiliki total 3 admin di tiap cabangnya, setelah menggunakan SleekFlow tiap admin dan manajemen memiliki visibilitas akan percakapan yang berlangsung.

Bagaimana admin di tiap cabang mendapatkan visibilitas dari inquiry yang masuk? Untuk tiap inquiry yang masuk secara spesifik teruntuk admin cabang tertentu akan diassign langsung ke admin tersebut dalam satu chat aktif—sehingga dapat meminimalisir miskomunikasi.

CRM & Broadcast untuk Kelola Data Parents

Fitur broadcast memudahkan pengiriman pengingat kelas kepada orang tua murid H-1 sebelum kelas dimulai.
Fitur labeling membantu admin mengelompokkan pelanggan, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman pesan.

Bagaimana Kindy Cloud menggunakan CRM-nya? Kontak dan data Parents yang mendaftar tersimpan di SleekFlow, sehingga memudahkan tim Kindy Cloud untuk menghubungi kembali Parents untuk re-marketing. Tidak hanya itu saja, CRM SleekFlow membantu tim Kindy Cloud untuk mengelola kelas dengan membuat Lists dan juga Labeling.

Kindy Cloud menggunakan CRM SleekFlow untuk terhubung kembali dengan Parents & memberikan informasi kelas maupun reminder.

Reminder Pendaftaran dan Pembatalan Kelas

Dengan Flow Builder, pelanggan dapat mendaftar atau membatalkan kelas dengan lebih cepat—tim Kindy membuat otomasi untuk mengirim reminder ke Parents apabila kelas mengalami perubahan jadwal atau adanya kelas yang batal.

Reminder ini mempermudah Parents untuk membuat refund atau re-schedule kelas dengan cepat. Admin juga jadi lebih mudah untuk memonitor data dari Parents yang melakukan perubahan dengan data yang secara otomatis terupdate.

Transparansi Transaksi

Dengan penggunaan CRM dan juga otomasi untuk refund atau pembatalan, admin tidak hanya mendapatkan visibilitas untuk tiap transaksi, tapi juga mempermudah dan meningkatkan keamanan transaksi yang dari Parents ke Kindy Cloud. Sebab, tiap terjadinya transaksi Admin dapat dengan mudah langsung menugaskan ke tim Finance, tiap Admin dan manajemen juga memiliki visibilitas terhadap transaksi yang dibuat.

Apabila tiap admin menggunakan device masing-masing untuk mengelola transaksi akan sangat beresiko tinggi terhadap kejelasan transaksi.

Omnichannel CRM membantu Kindy Cloud capai proses transparansi transaksi yang lebih baik, sambil meminimalisir terjadinya fraud ketika transaksi.

SleekFlow AI

(*image di atas merupakan ilustrasi dari penggunaan SleekFlow AI)

Fitur AI memungkinkan admin menerjemahkan pesan otomatis saat ada pelanggan yang menggunakan bahasa asing, serta memberikan respons dalam bahasa yang sesuai (formal atau friendly). Penggunaan SleekFlow AI membantu tim Admin untuk membahas chat dengan cepat tanpa khawatir ada keterbatasan dari segi bahasa.

Hasil & Manfaat Setelah Menggunakan SleekFlow

Dengan penerapan SleekFlow, Kindy Cloud merasakan berbagai manfaat, antara lain:

Efisiensi dalam manajemen pembayaran dengan sistem labeling.
Komunikasi dengan tim finance lebih mudah berkat sistem yang terstruktur.
Proses pembatalan kelas lebih terorganisir, menghindari miskomunikasi dengan pelanggan.
Peningkatan kepuasan pelanggan karena admin bisa merespons dengan cepat dan layanan lebih personal.

“SleekFlow sangat membantu tim admin kami, dari segi fitur dan kemudahan penggunaannya. Jika ada fitur baru, tim SleekFlow selalu siap memberikan penjelasan dan pelatihan, baik secara online maupun offline. Tools ini benar-benar mempermudah operasional kami!”