4 Cara Menggunakan WhatsApp Automation untuk Bisnis
WhatsApp automation adalah solusi bagi Anda yang ingin mengelola WhatsApp marketing dengan lebih cepat dan mudah. Awalnya WhatsApp memang hanya berfungsi sebagai aplikasi perpesanan personal. Namun, kini WhatsApp juga dilengkapi dengan WhatsApp Business dan WhatsApp Business API untuk mendukung aktivitas bisnis.
Sebagai contoh, mengirimkan pesan berisi penawaran khusus kepada leads Anda di WhatsApp satu per satu tentu akan melelahkan. Anda harus melakukan copy-paste berulang kali di setiap room chat. Ditambah lagi ketika ratusan pertanyaan masuk ke inbox WhatsApp Anda setiap harinya, Anda harus menjawabnya dengan segera.
Dari situlah WhatsApp automation hadir untuk membantu kelancaran proses customer service dan sales suatu bisnis. Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk mulai menggunakan WhatsApp automation, ketahui terlebih dahulu apa itu WhatsApp automation, tipe pesan, manfaat, cara kerja, dan cara menggunakannya.
Apa itu WhatsApp automation?
WhatsApp automation pada dasarnya adalah teknologi yang digunakan untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin.
Proses otomatisasi ini bertujuan untuk menyederhanakan dan meningkatkan interaksi antara bisnis dan pelanggan. Hal ini mencakup balasan otomatis, bot untuk customer support, marketing campaign dan broadcast.
Otomasi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Manfaat WhatsApp Automation untuk Bisnis
WhatsApp automation lebih dari sekedar pengiriman pesan secara otomatis, tetapi banyak hal yang bisa dilakukan untuk mendukung operasional bisnis, diantaranya adalah:
Pengiriman pesan secara otomatis secara instan untuk pemberian update, konfirmasi order, serta konfirmasi pengiriman kepada pelanggan. Hal ini dapat meningkatkan customer engagement serta tingkat kepuasan pelanggan ketika menerima update berkala dari bisnis
Penghematan biaya dalam operasional tim. Untuk keperluan yang berulang seperti konfirmasi order, menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan WhatsApp automation dapat membantu menyelesaikannya. Sehingga tim operasional bisnis anda bisa lebih fokus terhadap pekerjaan yang lebih penting
Memberikan interaksi personalisasi terhadap setiap customer yang mempunyai preferensi dan sikap yang berbeda. Dengan mengenali preferensi customer, WhatsApp automation bisa memberikan rekomendasi yang sesuai dengan sikap atau behaviour dari customer tersebut. Sehingga dapat memberikan kesan personal yang lebih akrab.
Tipe pesan yang bisa dikirimkan via WhatsApp automation
WhatsApp automation memungkinkan Anda mengirimkan berbagai tipe pesan untuk berinteraksi dengan pelanggan Anda. Berikut beberapa di antaranya:
1. Greeting message
Salah satu tipe pesan yang paling umum adalah greeting message. Anda dapat mengirimkan pesan ini bagi leads dan pelanggan baru. Sesuai namanya, greeting message berisi sapaan awal atau ucapan selamat bergabung untuk membuat leads atau pelanggan Anda merasa spesial. Berikut salah satu template greeting message:
“Halo! Selamat datang di (nama bisnis). Ada yang bisa kami bantu?”
2. Away message
Away message adalah pesan balasan otomatis yang dikirimkan di luar jam kerja bisnis. Tipe pesan ini bertujuan untuk memberi respon cepat dan bersifat sementara. Sebagai contoh, Anda mengirim pesan berisi pertanyaan ketersediaan produk ke online shop A pukul 22.00. Online shop A tidak beroperasi hingga jam 22.00, sehingga mereka mengirimkan away message sebagai balasan pada Anda. Berikut contoh template away message:
“Halo! Mohon maaf, pesanmu akan kami balas secepatnya di jam operasional (pukul 08.00-21.00). Terima kasih sudah menunggu.”
3. FAQ
Tipe pesan FAQ berisikan daftar pertanyaan umum yang kerap ditanyakan oleh pelanggan. Biasanya pelaku bisnis akan mengirimkan pesan ini ketika pelanggan menanyakan sesuatu yang bersifat general, misalnya harga barang, kapan barang akan tersedia lagi, dan sebagainya.
4. Thank you message
Sesuai namanya, tipe pesan ini berisi ucapan terima kasih kepada pelanggan. Biasanya pesan ini dikirimkan ketika pelanggan sudah menyelesaikan transaksi pembelian. Berikut contoh thank you message:
“Terima kasih telah berbelanja di (nama bisnis)! Pesananmu akan kami kirimkan segera.”
5. Pemberitahuan stok
Anda dapat mengirimkan pemberitahuan kepada pelanggan jika produk yang mereka cari sudah tersedia lagi atau jika stoknya terbatas. Berikut contoh template pesan pemberitahuan stok:
“Halo! Produk di keranjangmu sudah tersedia lagi nih. Yuk, check out sekarang sebelum kehabisan.”
6. Pesan promosi dan penawaran
Anda dapat mengirim penawaran khusus atau informasi promosi menggunakan WA automation ke pelanggan. Ini akan semakin menguatkan minat mereka untuk melakukan pembelian sesegera mungkin. Berikut contoh pesan promosi:
“Halo! Ada promo spesial buat kamu: beli 1 gratis 1 (nama produk). Terbatas cuma 2 hari aja lho. Yuk beli ke gerai (nama bisnis) terdekat!”
Bagaimana cara membuat WhatsApp automation
Ada dua cara untuk membuat WhatsApp automation, pertama dengan WhatsApp business biasa, dan yang kedua adalah WhatsApp Business API. Untuk WhatsApp business biasa perlu diingat bahwa WhatsApp business dirancang untuk bisnis kecil-menengah, WhatsApp Business App gratis dan tersedia untuk semua agar bisnis dapat berinteraksi dengan pelanggan mereka dengan mudah.
Berikut langkah untuk membuat WhatsApp automation dengan WhatsApp business biasa:
WhatsApp Business
1. Dapatkan nomor WhatsApp Business
Anda harus memiliki nomor telepon khusus WhatsApp Business. Nomor ini dapat berupa nomor baru atau nomor lama yang Anda ubah menjadi nomor WhatsApp Business.
2. Mengatur balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Business
Buka aplikasi dan buka "Pengaturan".
Pilih "Pengaturan Bisnis" dan pilih jenis pesan yang ingin Anda kirim: Away Message, Greeting Message, atau Quick Reply.
Klik tombol '+ 'untuk membuat konten baru.
Sesuaikan pesan Anda dan simpan pengaturan.
WhatsApp Business API
Untuk anda yang benar-benar ingin merasakan manfaat dari WhatsApp automation, serta serius dalam mengembangkan bisnis. Anda perlu untuk menggunakan WhatsApp business API (WABA). Fitur-fitur pendukung seperti verified whatsapp (centang biru), dan fitur lainnya dapat mendukung operasional bisnis lebih canggih.
Berikut langkah-langkah untuk menggunakan WhatsApp Automation di WhatsApp Business API:
1) Daftarkan Akun WhatsApp Business API
Tentunya anda perlu mendapatkan akun WhatsApp Busines API terlebih dahulu sebelum menggunakan WhatsApp automation. Caranya anda hanya perlu mendaftarkan bisnis anda ke WhatsApp Business Solution Provider yaitu SleekFlow. SleekFlow akan menjadi partner anda dalam mengajukan request nomor anda ke pihak Meta untuk dijadikan WhatsApp Business API.
2) Tentukan Goals Anda
Selanjutnya anda perlu menentukan bagian bisnis mana yang perlu anda tingkatkan dengan WhatsApp automation. Apakah customer service anda? atau proses sales anda? Mengenali masalah serta menentukan tujuan anda akan dapat membantu proses WhatsApp Automation anda.
3) Masuk ke Dashboard SleekFlow
Jika sudah menjadi partner kami, anda memiliki akses ke dashboard SleekFlow. Dari sini anda dapat mengatur WhatsApp automation serta memanfaatkan semua fitur SleekFlow, seperti chatbot, CRM, dan mengatur semua pesan di dalam satu tempat
4) Buat template untuk WhatsApp Automation anda
Jika sudah masuk di dashboard siapkan template anda untuk jawaban otomatis terhadap setiap kebutuhan anda, bahkan dengan SleekFlow anda bisa menikmati fitur Flowbuilder untuk kemudahan perencanaan semua kebutuhan WhatsApp automation anda.
Jika masih kurang jelas tim kami siap membantu anda. Selain itu anda dapat menggunakan dokumentasi API yang disediakan untuk mengonfigurasi pesan balasan otomatis yang dapat dipicu oleh beberapa jenis tindakan, skenario, dan kondisi. Anda juga dapat mengotomatiskan pesan dengan templat pesan atau menyiapkan chatbot untuk bisnis Anda untuk menangani pertanyaan pelanggan secara otomatis
Contoh penggunaan WhatsApp automation
Kini Anda sudah memahami apa itu WhatsApp automation, tipe pesan, manfaat, dan cara kerjanya. Supaya bisa mendapat lebih banyak gambaran, berikut adalah contoh penggunaan WhatsApp automation dalam proses bisnis sehari-hari.
1. Layanan pelanggan
WhatsApp automation dapat digunakan untuk melayani pelanggan secara lebih cepat dan efisien. Otomasi yang Anda atur dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan umum dari pelanggan, melayani komplain, dan sebagainya.
2. Campaign WhatsApp marketing
Anda dapat memanfaatkan WhatsApp automation untuk mengirim broadcast campaign yang dipersonalisasi untuk memenuhi preferensi pelanggan. Dengan cara ini, Anda dapat memberikan sentuhan personal dalam proses komunikasi Anda. Otomasi ini juga memungkinkan pesan untuk dikirim secara terjadwal sehingga Anda dapat terus memandu pelanggan menjalani marketing journey.
3. Aktivitas sales
Anda dapat mengotomasi interaksi di berbagai funnel sales sehingga meningkatkan pengalaman belanja yang memuaskan. Interaksi tersebut meliputi pemahaman kebutuhan pelanggan, share katalog produk, proses pembayaran di chat WhatsApp, konfirmasi pesanan, dan follow up after sales.
4. Operasional bisnis
WA automation dapat digunakan untuk mengelola konfirmasi pesanan, pemberitahuan pengiriman barang, dan pengingat appointment bagi bisnis di sektor kesehatan dan pelayanan umum. Otomasi akan mengurangi risiko human error dan memastikan pelanggan mendapat informasi secara tepat waktu. Proses operasional akan berjalan dengan lebih efisien.
Awalnya untuk kirim broadcast promo kami harus kirim satu-satu, karena tidak efisien, maka kami mulai menggunakan SleekFlow. Kirim broadcast, kelola kontak jadi lebih mudah.
Zulfikar Tirta Rizky P.
Sales Supervisor
SleekFlow untuk WA Automation bisnis Anda.
Sebagai WhatsApp BSP yang terpercaya, SleekFlow menyediakan solusi andal bagi Anda yang ingin mulai menggunakan WhatsApp automation. SleekFlow memungkinkan Anda mengintegrasikan seluruh channel komunikasi bisnis dalam satu interface terpusat. Anda dan tim dapat merespon pesan pelanggan yang masuk cukup dari satu platform saja.
WhatsApp automation SleekFlow juga memungkinkan Anda membuat template auto reply yang dapat dipersonalisasi, apa pun kebutuhan bisnis Anda. Baik FAQ, reservasi dan pendaftaran, pesan pengingat, dll.
Kesimpulan
WhatsApp automation menjadi solusi yang dapat diandalkan untuk membuat proses interaksi dengan pelanggan di WhatsApp lebih efisien. Anda dapat memanfaatkan WhatsApp automation untuk berbagai task, mulai dari melayani pelanggan, mengelola campaign di WhatsApp, menjalankan strategi sales, hingga melakukan operasional bisnis.
Otomasikan Bisnis Anda dengan Flow Builder
Buat otomasi dan optimalkan engagement Anda di channel mana pun dengan Flow Builder
Bagikan Artikel
