企業須知 7 大 GDPR 條例原則及實務指南
在資訊高速流通的年代，企業營運愈加依賴對客戶資料的收集、分析與應用。惟資料一旦成為商業資產，企業亦須承擔相應的保障責任。隨著個人數據安全威脅日益嚴峻，資料處理的透明度與合規性備受關注。若處理不當，數據外洩、濫用或違規使用的風險，不僅可能損害客戶信任，更可能招致高額罰款，對企業商譽造成長遠衝擊。
本文將深入解析 GDPR 的核心理念，並逐一拆解其七大原則，助企業掌握實務應對策略，全方位保障客戶數據安全，建立穩固的信任基礎。
什麼是 GDPR？
歐盟《通用數據保障條例》（General Data Protection Regulation, GDPR）自 2018 年起實施，被喻為「史上最嚴資料保護令」。這套法規為全球企業訂下更嚴格的個人資料保護準則，旨在保護歐盟居民的個人資料安全及私隱，適用於所有處理歐盟用戶數據的企業，包括香港企業。
如何確保商務符合 GDPR 規範？GDPR 7 大核心原則
根據 GDPR 條例，處理個資的商業機構，必須全面理解並遵守 GDPR 核心原則，以確保資料使用合法、透明，並維持對當事人權益的尊重與保障。
合法、公平、透明：企業在收集數據時，必須保證用戶明確知情且同意數據的收集和使用。
目的限制：向用戶明確說明數據的正當使用目的，並且不得改變用途。
僅收集必要數據：應只收集必要及相關的用戶數據，避免過度收集敏感信息。
資料準確性：確保資料準確並定期更新，及時糾正錯誤或過時信息。
儲存限制：明確界定資料儲存期限，過期或不再需要的數據應該被安全銷毀或匿名化處理。
完整性及保密性：採取適當的技術和組織措施來保障個資安全，防止數據丟失、毀損或未經授權的訪問。
問責制：必須能夠證明其遵守 GDPR 的所有原則，並且應主動向監管機構提供合規證據，如詳盡記錄資料處理流程。
滿足 GDPR 規範的關鍵措施
確保企業符合 GDPR 是保障個人數據並避免法律風險的關鍵。以下是幾個實用的步驟，幫助企業確保遵守 GDPR：
1. 獲取明確同意
GDPR 強調收集個人數據必須是用戶自願、知情，並且需明確告知用戶數據的用途。企業應該提供清晰的同意選項，避免使用預先勾選的勾選框。另外企業須清楚記錄每個用戶的同意，並且讓用戶可以隨時撤回同意。
2. 進行數據保護影響評估（DPIA）
當數據處理活動對當事人權利和自由造成較大影響時，需要進行數據保護影響評估，以識別和緩解潛在的數據保護風險。
3. 公開數據處理政策
企業應清楚、簡明告知用戶他們的數據將如何被收集、使用、存儲及分享，並且提供數據訪問權，即用戶有權查詢自己被收集的數據，並要求修改或刪除。
4. 實施數據保護措施
數據傳輸時，企業應對敏感數據進行加密，並使用安全傳輸途徑，如SSL及VPN加密，以防止未經授權的訪問。此外，企業應定期檢查其系統安全，防止數據外洩，並設立內部處理個人數據規範及確保所有員工了解數據保護的基礎知識，並定期接受培訓。
5. 設立應急預案，及時應對數據洩露
GDPR 要求，若發生數據外洩時，必須在 72 小時內通知監管機構及受影響的用戶。企業需要有應急預案，並確保能夠迅速修復系統漏洞。
6. 遵守跨境數據傳輸規定
當數據需跨境傳輸至歐盟外部的國家時，企業必須確保接收國擁有足夠的數據保護法規，或採取如標準合同條款等保障措施。
7. 尊重用戶意向，保障用戶權利
GDPR 賦予用戶多項權利，包括：
訪問權：用戶有權查詢並獲得有關其數據的詳細信息。
修正權：用戶可以要求更正不準確的數據。
刪除權：在某些情況下，用戶有權要求刪除其個人數據。
8. 任命數據保護負責人（DPO）
對於涉及大量數據處理或高風險活動的企業，GDPR 建議設立數據保護負責人（DPO），負責監控和推動企業的數據保護措施。
9. 定期檢查與審查
企業應定期審查其數據保護措施，確保所有數據處理活動仍然符合 GDPR 的要求。
SleekFlow 如何協助企業符合 GDPR規範，確保客戶數據安全？
SleekFlow 提供多種管理數據的工具和功能，協助企業遵守 GDPR 規範，保護敏感信息並防止數據外洩。
用戶組別權限管理（RBAC）：通過預設或自訂角色，企業可以輕鬆管理團隊成員的數據存取權限。
資料遮罩：SleekFlow 提供自動化數據屏蔽功能，用於保護敏感資訊（如身份證號碼、信用卡資料等個人識別資訊）。未經授權的用戶將只能看到匿名化數據，確保不會影響系統運作。
IP 允許清單設置：僅允許來自可信 IP 地址的用戶訪問平台，防止來自未經授權位置的登錄嘗試，減少外部安全威脅。
雙重身份驗證（2FA）：登入時，SleekFlow 要求用戶不僅輸入密碼，還需要提供一次性驗證碼，從而增強帳號安全性。
SleekFlow 安全認證與 GDPR 合規保障
作為一個 AI 全渠道通訊及 CRM 平台，SleekFlow 深知數據安全的重要性，並致力於遵守國際標準來保護您的數據。
SleekFlow 已獲得 ISO/IEC 27001 認證，這是全球公認的資訊安全管理體系（ISMS）標準，確保我們對數據安全的管理符合最高要求。
已獲得 SOC 2 Type II 認證，證明我們在數據安全、隱私和可用性方面實施了有效的控制措施，確保我們的數據保護實踐始終如一並能有效運作。
SleekFlow 是英國資訊委員會（ICO）註冊的數據控制者，因此必須完全遵守 GDPR 標準，並承諾以透明的方式處理個人數據，確保在收集、處理和存儲過程中維護客戶私隱。
作為 Meta 官方合作夥伴，我們通過了 Meta 的全面安全審查，確保我們的系統達到高標準的安全要求。
數據傳輸及靜態數據均使用高級加密協議（例如 TLS 和 AES）進行保護，即使數據在傳輸過程中被攔截，內容也會保持加密狀態，保證數據安全。
此外，我們的 AI 解決方案基於 Azure OpenAI 技術，即企業的客戶數據不會用於訓練或增強 AI 模型。
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