SleekFlow 工作任務管理系統：更有條理的銷售支援

您的銷售團隊是否正在 WhatsApp、Facebook Messenger 和 Instagram 等多個平台中處理數百條對話？如果是這樣，您可能已經感受到傳統跨平台收件箱的限制。

傳統的收件箱將所有對話一視同仁，難以區分高優先級請求與日常對話，亦無法有效追蹤團隊績效數據或特定問題的解決時間。
管理層未能掌握工作負荷及服務質素的清晰數據，最終導致機會流失及效率低下，對業務造成不良影響。

為了解決這些挑戰，SleekFlow 推出了全新的工作任務管理系統，旨在簡化銷售支援流程，提升效率。

為何現代銷售對話管理如此困難？

試想一下：一位客戶就手機保修問題發起對話，卻在聊天中隨口提到對新配件感興趣。如果沒有適當的工作任務管理系統，這樣的銷售機會可能會被埋沒在看似普通的支援對話中。

這種場景每天在您的團隊中發生數十次。問題並不僅僅在於對話數量，而是對話內容的複雜性。當服務請求、銷售機會和日常對話交織在一起時，您如何：

在單一對話中追蹤多個請求？
將銷售機會優先處理？
確保每項可執行的事項都得到妥善跟進？
精準衡量團隊的表現？

這些問題突顯了智能工作任務系統的重要性。該系統可將雜亂的對話轉化為清晰有條理的工作任務，並對每個支援請求、銷售機會及後續事項進行跟蹤，確保不錯過任何機會，並能優先處理重要事項。

5 個 SleekFlow 工作任務系統的真實應用範例

1. 醫療行業：高效管理患者預約及查詢

在醫療行業，售前支援通常涉及解答患者查詢、安排預約及提供價格或治療資訊。

應用場景：
當患者查詢例行檢查的同時，也對家庭健康套餐感興趣。SleekFlow 的工作任務系統可為每項查詢創建獨立工作任務，讓銷售團隊優先處理升級銷售機會，而支援團隊則專注於預約安排。

好處：

更快速地回應患者查詢
簡化預約安排與後續流程
有效追蹤患者對服務的興趣

2. 電子商務：輕鬆管理大宗及定制訂單

電子商務經常需要處理有關大宗採購、定制訂單或常客特價的查詢。工作任務系統能確保這些高價值潛在客戶得到妥善處理。

應用場景：
當客戶提出大宗訂單或產品定制請求時，系統會自動創建工作任務並分配至銷售團隊處理，確保準確提供報價、檢查庫存並按時跟進。

好處：

簡化高價值訂單的處理流程
更快速地回應定制訂單需求
改善 B2B 銷售機會及客戶聯繫的追蹤

3. 教育行業：組織招生及合作查詢

教育機構經常需要與潛在學生、家長及企業合作夥伴溝通課程、培訓計劃及合作事宜。

應用場景：
某大學或線上教育平台使用 SleekFlow 工作任務系統管理招生查詢、獎學金申請及企業培訓計劃。每條查詢都會記錄為工作任務，並根據請求類型分配至相關團隊跟進。

好處：

更快速地回應潛在學生及合作夥伴
集中管理潛在客戶的溝通記錄
更高效地處理對教育項目的興趣需求

4. 旅遊與款待業：優化團體預訂及活動管理

旅遊與款待業經常收到團體預訂、企業旅遊或活動舉辦的查詢。SleekFlow 的工作任務系統可幫助銷售團隊優先處理這些高價值請求，提供個性化服務。

應用場景：
某連鎖酒店使用該系統管理有關會議、婚禮及公司團建的查詢。當客戶提交需求時，系統生成工作任務並分配至銷售團隊，從初步溝通到報價及最終預訂，全程追蹤。

好處：

高效管理高價值團體預訂
改善銷售與活動策劃團隊之間的協作
更好地跟進查詢並提供個性化服務

5. 汽車行業：將汽車銷售線索轉化為可執行任務

在汽車行業，工作任務系統可幫助經銷商管理有關購車、租賃選項及融資計劃的售前查詢。

應用場景：
當潛在買家請求試駕、融資詳情或車輛可用性時，SleekFlow 系統會根據客戶偏好生成工作任務。銷售團隊能夠跟蹤查詢、安排後續聯繫並提供及時更新。

好處：

清晰掌握銷售機會及跟進任務
更快速回應高優先級客戶需求
透過個性化溝通提升客戶參與度

SleekFlow 工作任務系統的分步指南

1. 自定義工作任務類別以優化銷售

建立結構化的工作任務管理系統是提升銷售支援的第一步。我們的系統預設了關鍵工作任務欄位，包括：

工作任務標題與描述
附件（如媒體文件）
優先級（從緊急到低）
狀態追蹤（待處理、進行中、暫停、重新開啟、已解決）
截止日期及負責人
標準工作任務類型（任務、事件、問題等）

2. 使用 Flow Builder 自動化工作任務創建與分派

設置類別後，您可以使用 SleekFlow 的 Flow Builder 自動創建工作任務並分派任務，將重複性工作交由自動化處理，讓團隊專注於高質量互動。

您可以選擇基於規則的自動化或 AI 聊天機器人支援：

聊天機器人
處理有關產品、價格及政策的常見問題。
對於較為複雜的查詢，機器人會生成工作任務並分派給相關的團隊成員。
系統會通過目標化問題收集背景資訊後再生成工作任務。
工作任務分派可以根據團隊技能、輪流分配原則或 VIP 狀態進行。

透過這種自動化流程，您的代理可以專注於複雜問題，而常見事項則可快速解決。

3. 使用工作任務清單視圖管理與優先處理任務

工作任務清單視圖是團隊的「指揮中心」。不再需要在雜亂的訊息中尋找，該工具為您提供所有銷售互動的鳥瞰圖。

您可以輕鬆篩選工作任務，如：

按「狀態」（待處理、進行中等）。
按「優先級」（例如緊急任務）。
按「渠道來源」（如 WhatsApp、Facebook Messenger 等）。
按「回應截止時間」查看需要立即處理的事項。

例如，若需要查看 WhatsApp 的緊急查詢，只需幾次點擊即可找到需要立即處理的內容。此外，您還可以查看過去 24 小時內待回覆的工作任務，系統的篩選功能幫助您關注最重要的事項。

清單視圖還包括實用功能來提升團隊效率，例如：

批量操作類似的工作任務，快速更新狀態。
查看 SLA 倒計時指標，確保每個客戶的回應都不會延遲。

這些功能確保您的團隊高效運作，同時避免讓客戶等待過長的回應時間。

4. 裝備團隊工具，加快問題解決速度

在解決工作任務時，SleekFlow 提供了團隊所需的所有工具，幫助更快速地處理客戶問題。

AI 寫作助手：基於您的知識庫內容，提供建議回覆，節省時間並確保回覆一致性。
內建 CRM 整合：在收件箱旁邊即時查看客戶的完整資料，如購買歷史及偏好，讓支援更加個性化。
團隊協作功能：代理可以在工作任務上留言，標記其他部門的同事，便於跨部門協作處理複雜問題。
詳細的操作記錄：系統會記錄所有的行動，方便審計及團隊回顧。

這些工具不僅提升了代理的效率，也確保客戶的每一個問題都能得到妥善處理。

5. 通過數據分析持續優化

SleekFlow 的工作任務系統還配備了強大的數據分析功能，幫助您全面掌握團隊的績效，並持續優化服務質量。以下是一些分析指標示例：

不同優先級工作任務的平均首次回應時間
團隊成員的回應速度排名，幫助您識別高效的員工。
根據工作任務類型及優先級的平均解決時間
SLA 目標（首次回應時間等）的達成率。

此外，您可以設置自動化流程，例如當工作任務解決後，系統會發送客戶滿意度調查（CSAT），收集反饋並持續改善回應策略。

自定義的工作任務類型還能幫助您識別客戶需求的趨勢。例如，若某類型的查詢顯著增多，您可以提前調整資源分配，或改進產品及服務，從而提升整體效率。