WhatsApp 預約排程系統 輕鬆管理顧客預約
WhatsApp 作為銷售、營銷、客戶關係管理系統等已經獲大家廣泛使用，但 WhatsApp 亦可應用於管理預約預訂或活動排程，讓消費者能夠在日常使用的社交平台上輕鬆預約服務。
那麼商家如何能在顧客日常使用的社交平台上即時互動，同時自動處理預約查詢、發送提醒通知和更新預約信息，從而簡化預約流程呢？
本文將討論如何利用 WhatsApp Business 進行預約和排程，讓您的業務更上一層樓！
為什麼選擇 WhatsApp Business 作為網上預約系統？
答案很簡單：因為它高效、便捷並且廣受大眾歡迎。
WhatsApp 是全球擁有超過 20 億用戶的即時通訊平台，不論是日常對話還是商業溝通，皆是廣受青睞的選擇。
現代生活節奏快速，無論是訂位、預約醫療服務，還是報名參加課程，越來越多消費者希望能夠通過網絡完成預約。
Meta 早前新推出 WhatsApp Flows 功能，讓企業能夠在 WhatsApp 內為顧客提供更全面的互動體驗。透過 WhatsApp，顧客不僅能夠與企業互動、請求支援、進行購物和付款，還可以在對話內直接預約和預訂。
WhatsApp 預約系統的主要功能
WhatsApp 預約系統的主要功能取決於企業使用的是 WhatsApp Business App 還是 WhatsApp Business API。
若商家使用免費的 WhatsApp Business App，仍須手動處理每一個顧客預約——回覆查詢、預約確認，甚至發送提醒訊息都需要專人負責，過程耗時費力，還容易遺漏出錯，難以應對高預約量的需求。
相比之下，使用 WhatsApp Business API，企業可自動化預約流程：從顧客查詢預約時間、選擇合適時段、到確認預約及發送提醒，皆可輕鬆規模化處理。
即時預約查詢與確認：顧客只需發送訊息到 WhatsApp 預約系統，即可透過聊天機械人，自助完成預約/預訂，並自動確認預約細節，毋需等待企業安排專人回覆。
自動發送預約提醒：為了確保顧客不會忘記預約，可以自動發送提醒訊息，減少因顧客忘記預約而造成的損失。
簡化預約修改與取消流程：若顧客需要更改或取消預約，他們也可以通過 WhatsApp 進行快捷操作，顧客享有良好的服務體驗同時，商家亦可及時重新安排時間。
不清楚 Cloud API 及 Business API 的分別？立即閱讀文章，一文掌握 WhatsApp Business API (商業帳號) 申請全攻略 。
WhatsApp Business 預約系統有什麼好處？
1. 提高預約效率 降低人力成本
傳統預約方式依賴於前台人員手動記錄，容易出錯並且費時費力。通過 WhatsApp 預約系統，所有查詢、確認、提醒、修改等操作都能自動完成，減少人工操作、提升預約的準確度。
2. 簡化預約流程 提升顧客體驗
WhatsApp 預約系統讓顧客能夠在熟悉的對話界面中快速完成預約或預訂，毋需撥打電話、填寫冗長的網上表格或下載額外的手機應用程式。不僅能夠縮短顧客等待時間，同時即時互動亦讓他們感到被重視，從而提升他們對企業的滿意度。
3. 自動化營運 提高業務靈活性
WhatsApp 預約系統可以二十四小時運行。顧客任何時間都可以透過 WhatsApp 查詢或預約公司服務。WhatsApp預約系統隨時靈活應對顧客的需求，可避免因工作時間限制而流失潛在顧客。
4. 減少預約漏失 提升出席率
企業可以設立自動化預約確認及提醒訊息，提前通知顧客即將到來的預約時間，提高出席率，從而讓企業服務資源能得到最佳利用，避免因顧客忘記預約時間而「放飛機」，造成時間及資源浪費。
如何設立 WhatsApp 預約預訂系統？
1. 申請並設置 WhatsApp Business API
商家需要設立 WhatsApp API 才能使用更多進階 WhatsApp 功能，比如 WhatsApp Flow、WhatsApp 聊天機械人等。除此之外，WhatsApp API 支援多用戶同時登錄、批量發送訊息等，適合多個不同的行業。
企業可以透過 WhatsApp Cloud API 商業解決方案供應商（例如 SleekFlow），輕鬆搭建一個專屬的預訂系統，讓預約流程更加智能、靈活及高效。
2. 設立 WhatsApp 聊天機械人，自動回覆查詢
透過 WhatsApp Chatbot，企業可以 24/7 自動處理客戶的各類問題，包括服務項目、可用時段、價格等查詢，減少對人工客服的依賴。如此一來，就算查詢眾多，亦能確保每個顧客都能獲得即時回應，毋需花費長時間等待人工回覆，進一步促進預約成功。
具體設置方式可能因供應商而異。欲了解詳情，可參閱：如何用 WhatsApp Bot 做到「秒覆」效果？
3. 客製互動式預約流程，提升客戶體驗
WhatsApp 預約系統還能根據顧客的不同需求，提供專屬服務。透過創建自動化流程分支，顧客可根據需要預約不同服務、選擇特定的服務人員，或者提出其他特殊需求，系統會自動引導他們完成預約。此外，企業還可以利用訊息變量（例如稱呼、訂單號碼、生日等）產生客製化訊息內容，讓顧客感受到更貼心的服務。
想要增加互動元素？添加多媒體檔案及 WhatsApp 互動按鈕，例如快速回覆及選單式訊息，讓顧客只需按一個按鈕即可選擇服務項目、日期時間等等。
例如，對於一家提供多項服務的醫療診所，當顧客發送預約請求後，系統可以自動詢問顧客所需的服務類型（如普通檢查、專科就診、健康諮詢等），並根據顧客的選擇進一步引導其選擇合適的醫生、就診時間和地點，讓顧客感受到專業和貼心的服務。
額外功能：使用 WhatsApp Flow 構建 WhatsApp booking 系統
企業亦可透過以下方式設立 WhatsApp Flow，簡化 WhatsApp 預約流程：
Flows API：Flows API 是一種 Graph API，讓您能夠使用 Flows 流程執行各種操作。這種方式適合熟悉 API 整合，並希望進一步控制 Flows 流程建立程序的用戶。
使用 WhatsApp Manager：您可以在 WhatsApp Manager 透過兩種機制建立 Flows 流程。
- Flows 建造工具：這是您可以在程式碼編輯工具中編輯 Flows 流程 JSON 程式碼的主要區域。Flows 建造工具最適合希望親力親為、以可自訂方式建立 Flows 流程的用戶。
- WhatsApp 範本訊息：透過此功能，毋需編程即可設立 WhatsApp 流程，簡化預約預訂設置，讓企業能夠更快速地投入使用。詳情請參閱 Meta 流程—範本訊息設置指南。
但是，無論是哪種方法，商家都必須透過 Cloud API 商業解決方案供應商申請和設置 WhatsApp 商業帳戶 (WABA) ，才能使用 WhatsApp Flow。
4. 整合排程、CRM 系統
為了確保預約流程順暢，企業可以將 WhatsApp 預約系統與排程工具（如 Google Calendar 或 Calendly）以及 CRM 系統整合，自動更新和同步所有的預約信息，然後自動發送確認或提醒訊息。同時，整合 CRM 系統還能幫助企業更好地管理顧客資料，提升營運效率。
例如，當顧客在 Calendly 預訂餐桌時，系統自動捕捉預訂詳情並在 SleekFlow 生成新的預訂記錄，讓您可以在適當時機發送預訂確認、提醒通知以及顧客反饋訊息。
閱讀更多：如何將 Calendly 預約導入 SleekFlow？
💡如果你有多間分店，怕客戶走錯路，可以設置自動提醒回覆。當客戶填完表格後，系統自動發送分店位置圖和 Google Map 連結，讓客戶能輕鬆找到預約地點，也能感受到你的服務細心。可參考以下範例。
WhatsApp 預約系統成功案例
日月按摩使用 WhatsApp 預約系統 30% 查詢轉化為預約
日月按摩以人和大自然為本，旨為客戶提供喘息空間，目前在香港有三家分店（旺角、尖沙咀和西營盤）。他們使用 SleekFlow 整合三個分店的電話號碼，並建立 WhatsApp 中央預約系統，自動提供服務項目、價格和分店位置等資訊，也會提示客戶留下詳細資料，方便隨後人手跟進預約。
使用 SleekFlow 後，日月按摩處理客戶預約的效率有明顯提升，由每日寥寥幾宗預約，到現在平均每日30%的轉化率，而這一數字每月持續遞增。
SleekFlow 提高我們的客戶服務效率和質量，讓成功預約率達到30％，節省人力成本，同時確保品牌體驗一致。
Suki Tsui
日月按摩創辦人
Be@me 利用 WhatsApp 管理預約 預約量提高 6 倍
每天都需要處理數百個查詢的國際牙科品牌 Be@me 與 SleekFlow 合作，開發全新自動化聊天體驗簡化預約流程，讓客服團隊能夠減少處理訊息的時間，專注於其他重要任務。
為了吸引新客戶，Be@me 除了在其 Facebook 頁面及網站上添加了 WhatsApp 按鈕，更於社交媒體設立 click to WhatsApp 廣告，讓潛在顧客一鍵跳轉至 WhatsApp。顧客可以與 Chatbot 互動找到常見問題的答案、兌換促銷活動優惠、預約牙科服務或安排線上諮詢等。系統亦會自動發送預約確認訊息、提醒顧客即將到來的預約、提供診所的交通路線圖等，全面提升顧客服務體驗。
其他 WhatsApp 網上預約系統行業應用
餐飲行業：餐廳可使用 WhatsApp 預約系統處理查詢並完成預訂。客人可透過系統還可提出特殊飲食需求或活動預定，系統會自動發送確認和提醒訊息。
醫療門診：醫療診所使用 WhatsApp 預約系統安排病人就診時間，自動發送就診提醒和資料準備通知，避免診室空置，提高資源使用效率。
房屋地產：地產經紀可通過 WhatsApp 處理睇樓預約，用系統自動提供相關物業資訊及交通指引，簡化預約流程。
汽車服務：車主可通過 WhatsApp 預約車輛維修或保養，系統自動安排合適時間並提醒取車。
旅遊與酒店業：酒店可以利用 WhatsApp 讓顧客預訂房間或套房，根據不同的需求自動提供可用房型和優惠選項，並在入住前發送確認和抵達指引，提升入住體驗。
教育與培訓機構：學校和培訓機構讓學生可通過 WhatsApp 預訂課程或個人輔導時間，並自動提供不同老師的課程時間選項。系統還能發送課程開始前的提醒，確保學生準時參加。
如何提升預約轉化及效率？
1. 引導目標客戶 WhatsApp 查詢預約
您可以為不同分店生成專屬的 WhatsApp 連結，讓顧客毋需儲存電話號碼，直接開始對話。您也可以將連結轉換為 QR code 二維碼，並將其展示於活動海報、橫幅、收據和包裝上，讓顧客輕鬆通過 WhatsApp 聯絡你。
若您的目標客群活躍於社交媒體，您可以在 Facebook 或 Instagram 投放 click to WhatsApp 廣告。用戶點擊廣告後，即可直接進入 WhatsApp 與您對話互動，大大提升預約轉化。
提示：當顧客透過點擊至 WhatsApp 廣告開始對話時，該對話在 72 小時內是免費的。這段時間內，企業應積極與顧客互動，了解他們的需求，並引導他們完成預約。
2. 自動化工作流程，簡化預約預訂流程
透過 SleekFlow 的 Flow Builder，企業可以設置自動化對話流程，即時回覆顧客的查詢，並將顧客分配給專業人員處理。比如，在餐飲業的繁忙時段，當顧客發送預約訊息時，系統可以根據預設回應，自動回覆顧客，縮短等待時間。
3. 對話內分享產品目錄及一鍵付款功能。
企業可在 WhatsApp 對話中直接分享產品目錄，顧客可以即時查看並選擇服務或產品，並通過 WhatsApp 進行一鍵付款，簡化了預訂和購買流程，提升顧客滿意度。
4. 社交 CRM 細分客戶 精準二次對話式營銷
透過社交 CRM 系統，企業可以接合 WhatsApp、Facebook、Instagram 等社交平台與其他 CRM 系統（如 Shopify、Salesforce），集中管理顧客的預約資訊，並自動發送預約確認、提醒及個性化訊息。社交 CRM 讓企業能更好地整理及細分來來自不同渠道的顧客，根據顧客的興趣和預約紀錄來進行精準的二次營銷。
SleekFlow 幫助你高效管理大量預約
WhatsApp 預約系統對於任何需要處理大量預訂的企業來說，都是一個不可或缺的工具。它能夠簡化預約流程、減少人為錯誤，並自動發送提醒，提升預約轉化率。無論是餐飲業、醫療行業還是健身與美容業，WhatsApp 預約系統都是提升顧客服務和業務效率的關鍵。
SleekFlow 是 Meta 官方 WhatsApp 商業解決方案供應商（BSP），專精於 WhatsApp Business API 方案，為不同類型的企業提供 WhatsApp Business 功能，打造超凡顧客體驗。
作為 WhatsApp 預約及排程管理系統， SleekFlow 的優勢包括：
SleekFlow AI 打造企業專屬 AI 客服，智能生成回覆，準確回應客戶查詢。
全渠道收件箱，可跨多個平台管理所有對話；
毋需編程連結 Salesforce，HubSpot 等第三方 CRM 軟件，展開全通路商務互動；
創建自訂資料，靈活自由管理數據，告別雜亂的聯絡人檔案
無縫連接網店，例如 Shopify 及官網，包辦由網店到社交訊息發布的客戶資料整合；
智能標籤分類客戶及自動分派對話給員工；
向目標客戶群發訊息，保持緊密關係；
手機應用程式，隨時隨地回應客戶查詢。
常見問題
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