自訂資料功能詳解：數據管理與客戶關係雙效提升
在 SleekFlow，我們專注於「人」，即聯絡人——他們是誰、來自哪裡、喜歡什麼等。除了透過 Flow Builder 自動簡化複雜的工作流程外，我們也理解您需要將更多非人物數據引入您的 CRM 系統，並以可持續擴展的方式去管理這些數據。
為了幫助您更有效地捕捉廣泛的客戶數據，我們創建了自訂資料功能，讓您可以進階追踪客戶購買了什麼、訂閱了什麼計劃、屬於哪個負責人、排程了哪些活動等，並利用這些寶貴的數據創建豐富、有情境的個性化聊天體驗。
什麼是自訂資料?
自訂資料代表著您聯絡人的每一個重要數據。這些數據可以是他們的購買紀錄、活動安排、查詢請求、所屬事件或曾互動的任何東西。例如，假設您在一間教育科技公司工作，自訂資料可以是學生註冊的課程。如果您在一間醫療公司工作，自訂資料可以是住院病人的預約。
每個自訂資料都有自己的數據結構，就像聯絡人屬性一樣，您可以客製化自訂資料屬性來定義和捕捉詳細信息。例如，如果您有一個在線學習平台並想追踪學員的課程，您可以創建一個名為 課程 的自訂資料，並添加屬性如 課程名稱、課程開始日期、課程結束日期、課程時間表、課程講師 和 課程價格。然後，您可以創建紀錄來儲存所有課程信息，例如 Python 編程課程，從 6月 開始，到 12月 結束，每週三 下午5-7點 上課，講師是 Jane，價格為 $120。
最重要的是，您可以將聯絡人與自訂資料進行連接。例如，當一名學生同時加入 Python 編程課程 和 Javascript 編程課程 時，您可以將其聯絡人資料與這兩個課程紀錄進行連接。在 SleekFlow 的聊天室旁，您可以一覽她所參與的所有課程。
快速回顧：自訂資料是一個獨特的數據實體。自訂資料屬性代表數據實體的細分信息，自訂資料紀錄則是個別的數據條目。數據關聯是指將聯絡人與相關的自訂資料紀錄進行連接。
自訂資料的類型
自訂資料的靈活性在於您可以為與您業務相關的任何事物去創建一個自訂資料，並自訂屬性來定義您想捕捉的信息。此外，您還可以將聯絡人與單個或是多個自訂資料紀錄進行連接。
許多企業需要創建專屬的自訂資料，大部分包括活動、預訂、付款、合約、會員、訂單、課程、報價和公司帳戶。了解到這一點，我們為這些選項建立了預設模板，您亦可以在設定中從頭開始建立新的模板。一旦建立了自訂資料，您可以在數據頁面上創建紀錄。
自訂資料如何運作？
1. 通過聊天自動收集並更新聯絡人數據
自訂資料讓企業能夠以客戶對話為中心運作。許多企業已經使用 WhatsApp 聊天機器人來獲取潛在客戶、促進預訂、收集申請等。
以前，您必須將聊天機器人所收集的信息，自動存儲為聯絡人屬性。雖然聯絡人屬性方便使用，但它並不能提供足夠的客戶行為洞察，特別是當客戶與您頻繁互動的時候。
沒有自訂資料，您必須創建多個聯絡人屬性來保存所有歷史數據，而最新數據常常會自動覆蓋舊數據，造成過往數據流失，導致專員在與客戶聊天時，無法全面了解他們過往的客戶旅程。
如今，您可以將這些非人物數據作為單獨的自訂資料紀錄與聯絡人連接起來。最棒的是，您可以自動化整個過程，提升效率和精確度。
例如，如果您是一家定製家具公司的經營者，您可以在 SleekFlow 中創建一個名為 報價 的自訂資料來存儲客戶的報價請求，並使用 WhatsApp 聊天機器人來簡化數據收集過程。自動化過程可以如下進行：
在您的網站上添加「請求報價」按鈕，引導訪客到 WhatsApp 開始對話。
使用 Flow Builder 創建自動化聊天流程，提出問題預先收集信息，例如
尺寸報價、設計報價 和 成本範圍報價。
在每個發送消息的動作中，將他們的回答保存為工作流程內的變項。
最後，在流程結尾添加「創建自訂資料紀錄」動作，並將所有工作流程內的變項與自訂資料屬性進行匹配。這樣，您就自動創建了一個新的報價紀錄。
了解如何開始使用自訂資料
登記免費 webinar，提交你的用例。SleekFlow 專業團隊將於 webinar 現場解答精選的用例，講解自訂資料功能如何自動化處理你的日常資料管理工序。
將聯絡人和數據分開管理有助於保留數據的完整性，使數據更新和歷史紀錄追蹤更加容易。這是因為一個聯絡人可以同時連接至多個紀錄。例如，John 提交了兩個沙發和桌子的報價請求；在收到報價後，他決定只購買沙發。此時，您可以將桌子的 報價狀態 標記為 拒絕，將沙發的 報價狀態 標記為 接受，確保您的團隊持續關注沙發的報價請求。
通過自訂資料，每個紀錄可以單獨進行更新，而不影響聯絡人資料，反之亦然。您還可以快速查看與聯絡人過去的所有相關紀錄，了解他們不同時期的興趣點。
2. 展開由數據觸發的自動化營銷活動和工作流程
假設您正在經營一個線上房地產買賣，並且定期舉辦歐洲房地產市場的投資研討會以獲取潛在客戶。您可以為您的 活動 創建一個自訂資料，並設置例如 活動名稱、活動日期和時間、活動嘉賓人數、活動出席狀態 和 活動潛在客戶狀態 等屬性。接著，再使用 WhatsApp 聊天機器人自動追蹤報名者和出席者名單：
使用 Flow Builder 創建自動化報名流程。
在每個發送消息的動作中，將參加者的回答保存為工作流程內的變項。
添加「創建自訂資料紀錄」動作，並將所有工作流程內的變項與自訂資料屬性進行匹配。
在活動期間，使用 QR 掃碼讓參加者通過 WhatsApp 確認出席。
通過「確認出席」關鍵詞，觸發全新的自動化聊天流程。添加「更新自訂資料紀錄」動作，選擇「更新最新紀錄」，然後選擇 活動出席狀態 自訂屬性，並將其更新為「已出席」。
假設在英國有一個新的別墅項目即將推出，您可以輕鬆設置營銷活動來持續培育曾參加過相關研討會的聯絡人：
建立一個聊天流程，使用為 活動 所創建的自訂資料紀錄為觸發點。設置進入流程的條件，包括 活動名稱，包含 UK 和 活動出席狀態 為 已出席 ，以確保只有相關的聯絡人被導入流程。
創建一個客戶培育流程，包含一系列發送消息動作和時間延遲節點，於不同階段介紹房產、分享市場見解，並在自定間隔內邀請他們參加看房。
對於被自訂資料紀錄所觸發的任何自動化營銷活動，您可以針對該觸發數據來建立個性化訊息。在發送消息時，只需置入自訂資料屬性作為變項。
如果客戶預訂了看房，您可以將其 活動潛在客戶狀態 更新為 熱客戶。將此導入條件添加到您的流程中，使這些熱客戶停止接收營銷訊息。相反，他們可以進入下一環的營銷活動，包含看房詳情、財務規劃、投資潛力和購房流程指導。
在沒有自訂資料的情況下，您可能會將「客戶感興趣的產品」存儲於聯絡人屬性中。如果潛在客戶對多個房源感興趣，手動更新及調整會相當困難。
如需更多關於自動化營銷活動的策略，請查看我們即將推出的博客（即將發布），其中包括 10 個自訂資料功能在營銷、銷售和客戶支援各領域的實際應用案例。
3. 整合第三方系統數據 推動對話式營銷
自訂資料可以自動映射第三方系統的數據結構，減少繁瑣的數據轉換，並使整合過程更加簡單。您可以通過 Zapier 和 API 自動整合外部數據來源，並輕鬆激活現有數據，如 Woocommerce 的訂單、Calendly 的預約、Shopify 的會員資訊等，推動更精確和高效的聊天策略。
查閱我們的API 文檔了解如何通過 API 導入和導出資料紀錄，執行更靈活的數據傳輸。
範例：如何將 Calendly 預約導入 SleekFlow
在 Zapier 中，您可以執行兩個動作：創建自訂資料紀錄和更新自訂資料紀錄。只要第三方應用有合適的對接口，您就可以輕鬆地將紀錄從任何數據源導入 SleekFlow。
例如，假設您使用 Calendly 管理預約並希望在 SleekFlow 聊天室旁查看這些預約紀錄。您可以在 SleekFlow 中創建一個名為 Calendly 預約 的自訂資料，確保屬性與 Calendly 中的設置匹配，然後創建以下的 Zap：
啟動此 Zap 後，每當新的 Calendly 邀請 被創建時，SleekFlow 內將自動生成一個新的「Calendly 預約」紀錄。這個新紀錄會與相關的聯絡人進行連接，並使用電話號碼作為唯一識別碼。如果沒有現有聯絡人，系統會同時創建新的聯絡人和紀錄。您還可以創建一個 Zap，將 Calendly 預約紀錄的更新同步至 SleekFlow，如下所示：
一些其他常見的整合包括：
同步 Woocommerce 訂單
同步 Xero 發票
同步 Zoho 帳戶
同步 HubSpot 交易
範例：如何實現 SleekFlow 與第三方數據之間的雙向同步
第一個範例展示了單向同步的情況，即數據變更僅發生在第三方系統中。有時候，您可能希望讓客服人員也能在 SleekFlow 中更新紀錄。為了維持雙平台數據一致性，我們在 Zapier 中開發了兩個新的觸發器：自訂資料紀錄創建和自訂資料紀錄更新。這些觸發器允許您將 SleekFlow 中的變更同步回第三方系統。
例如，如果您經營一家 B2B 公司並使用 HubSpot 管理交易，您可以在 SleekFlow 中創建一個名為 HubSpot Deal 的自訂資料，並從 HubSpot 導入交易紀錄。這確保您的銷售和技術支援團隊在與客戶交流時，擁有所有必要的背景資訊。在某些時候，您可能需要更新 HubSpot Deal 的狀態。您可以在 SleekFlow 中設置一個 Zap，當自訂資料紀錄更新時，系統將自動觸發並同步更新 HubSpot 中的交易狀態，實現雙向數據即時同步。
4. 優化聯絡人管理並建立關聯關係
自訂資料可以同時更有效地細分聯絡人，通過將聯絡人和自訂資料進行連接，建立關係來增強聯絡人管理。這在當聯絡人和實際接受服務的人不是同一個人的情況下特別有用，比如以下案例：
父母為子女安排課程: 假設您在一間教育科技公司工作，您可以將子女的課程紀錄與父母的聯絡資料進行連接。
經銷商代表客戶處理事務: 經銷商經常會代表客戶行事。通過將 客戶 紀錄與經銷商聯絡人進行連接，您可以確保經銷商獲知其客戶的最新消息。
其他情景: 此功能適用於主要聯絡人與服務接收者不同的任何業務。例如，在醫療行業中，監護人可能會代表患者接收最新的信息。
聯絡人可以透過自動觸發的訊息，即時收到有關子女或最終客戶的最新資訊，從而提升溝通和服務質量。
5. 巧用歷史數據高效細分客戶
透過自訂資料，您可以根據客戶的完整過往互動紀錄，例如訂單歷史、預約出席情況和支付歷史等，創建高度特定的客戶細分。
舉例來說，如果您正在經營一家線上服裝店，您可以創建一個名為 訂單 的自訂資料，包含 訂單商品、訂單總額 和 訂單日期 等屬性。然後，通過 API 將客戶的歷史訂單作為紀錄導入。
從這裡開始，您可以創建高度細分的再行銷名單。您可以建立聯絡人名單，例如「高客單價客戶」，將購買 高級產品 且訂單金額超過 $200 的客戶進行分組，並向這些客戶發送升級和交叉銷售的推播訊息，因為他們更願意在高價商品上消費。
您還可以創建聯絡人名單，例如「季節性產品買家」，將在 去年六月到八月 購買 夏季服裝 的客戶進行分組，並向他們推播新夏季系列的預購訊息。
結合這些客戶行為數據與其他細節，如年齡、職業、國家，甚至是通過聊天互動收集到的心理數據，例如需求、興趣和生活方式等，可以讓您對客戶有更全面的了解，以進行更精確的細分。
分享文章
