自订资料功能详解：数据管理与客户关系双效提升
在 SleekFlow，我们专注于「人」，即联络人——他们是谁、来自哪里、喜欢什么等。除了透过 Flow Builder 自动简化复杂的工作流程外，我们也理解您需要将更多非人物数据引入您的 CRM 系统，并以可持续扩展的方式去管理这些数据。
为了帮助您更有效地捕捉广泛的客户数据，我们创建了自订资料功能，让您可以进阶追踪客户购买了什么、订阅了什么计划、属于哪个负责人、排程了哪些活动等，并利用这些宝贵的数据创建丰富、有情境的个性化聊天体验。
什么是自订资料?
自订资料代表着您联络人的每一个重要数据。这些数据可以是他们的购买纪录、活动安排、查询请求、所属事件或曾互动的任何东西。例如，假设您在一间教育科技公司工作，自订资料可以是学生注册的课程。如果您在一间医疗公司工作，自订资料可以是住院病人的预约。
每个自订资料都有自己的数据结构，就像联络人属性一样，您可以客制化自订资料属性来定义和捕捉详细信息。例如，如果您有一个在线学习平台并想追踪学员的课程，您可以创建一个名为 课程 的自订资料，并添加属性如 课程名称、课程开始日期、课程结束日期、课程时间表、课程讲师 和 课程价格。然后，您可以创建纪录来储存所有课程信息，例如 Python 编程课程，从 6月 开始，到 12月 结束，每周三 下午5-7点 上课，讲师是 Jane，价格为 $120。
最重要的是，您可以将联络人与自订资料进行连接。例如，当一名学生同时加入 Python 编程课程 和 Javascript 编程课程 时，您可以将其联络人资料与这两个课程纪录进行连接。在 SleekFlow 的聊天室旁，您可以一览她所参与的所有课程。
快速回顾：自订资料是一个独特的数据实体。自订资料属性代表数据实体的细分信息，自订资料纪录则是个别的数据条目。数据关联是指将联络人与相关的自订资料纪录进行连接。
自订资料的类型
自订资料的灵活性在于您可以为与您业务相关的任何事物去创建一个自订资料，并自订属性来定义您想捕捉的信息。此外，您还可以将联络人与单个或是多个自订资料纪录进行连接。
许多企业需要创建专属的自订资料，大部分包括活动、预订、付款、合约、会员、订单、课程、报价和公司帐户。了解到这一点，我们为这些选项建立了预设模板，您亦可以在设定中从头开始建立新的模板。一旦建立了自订资料，您可以在数据页面上创建纪录。
自订资料如何运作？
1. 通过聊天自动收集并更新联络人数据
自订资料让企业能够以客户对话为中心运作。许多企业已经使用 WhatsApp 聊天机器人来获取潜在客户、促进预订、收集申请等。
以前，您必须将聊天机器人所收集的信息，自动存储为联络人属性。虽然联络人属性方便使用，但它并不能提供足够的客户行为洞察，特别是当客户与您频繁互动的时候。
没有自订资料，您必须创建多个联络人属性来保存所有历史数据，而最新数据常常会自动覆盖旧数据，造成过往数据流失，导致专员在与客户聊天时，无法全面了解他们过往的客户旅程。
如今，您可以将这些非人物数据作为单独的自订资料纪录与联络人连接起来。最棒的是，您可以自动化整个过程，提升效率和精确度。
例如，如果您是一家定制家具公司的经营者，您可以在 SleekFlow 中创建一个名为 报价 的自订资料来存储客户的报价请求，并使用 WhatsApp 聊天机器人来简化数据收集过程。自动化过程可以如下进行：
在您的网站上添加「请求报价」按钮，引导访客到 WhatsApp 开始对话。
使用 Flow Builder 创建自动化聊天流程，提出问题预先收集信息，例如 尺寸报价、设计报价 和 成本范围报价。
在每个发送消息的动作中，将他们的回答保存为工作流程内的变项。
最后，在流程结尾添加「创建自订资料纪录」动作，并将所有工作流程内的变项与自订资料属性进行匹配。这样，您就自动创建了一个新的报价纪录。
了解如何开始使用自订资料
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将联络人和数据分开管理有助于保留数据的完整性，使数据更新和历史纪录追踪更加容易。这是因为一个联络人可以同时连接至多个纪录。例如，John 提交了两个沙发和桌子的报价请求；在收到报价后，他决定只购买沙发。此时，您可以将桌子的 报价状态 标记为 拒绝，将沙发的 报价状态 标记为 接受，确保您的团队持续关注沙发的报价请求。
通过自订资料，每个纪录可以单独进行更新，而不影响联络人资料，反之亦然。您还可以快速查看与联络人过去的所有相关纪录，了解他们不同时期的兴趣点。
2. 展开由数据触发的自动化营销活动和工作流程
假设您正在经营一个线上房地产买卖，并且定期举办欧洲房地产市场的投资研讨会以获取潜在客户。您可以为您的 活动 创建一个自订资料，并设置例如 活动名称、活动日期和时间、活动嘉宾人数、活动出席状态 和 活动潜在客户状态 等属性。接着，再使用 WhatsApp 聊天机器人自动追踪报名者和出席者名单：
使用 Flow Builder 创建自动化报名流程。
在每个发送消息的动作中，将参加者的回答保存为工作流程内的变项。
添加「创建自订资料纪录」动作，并将所有工作流程内的变项与自订资料属性进行匹配。
在活动期间，使用 QR 扫码让参加者通过 WhatsApp 确认出席。
通过「确认出席」关键词，触发全新的自动化聊天流程。添加「更新自订资料纪录」动作，选择「更新最新纪录」，然后选择 活动出席状态 自订属性，并将其更新为「已出席」。
假设在英国有一个新的别墅项目即将推出，您可以轻松设置营销活动来持续培育曾参加过相关研讨会的联络人：
建立一个聊天流程，使用为 活动 所创建的自订资料纪录为触发点。设置进入流程的条件，包括 活动名称，包含 UK 和 活动出席状态 为 已出席，以确保只有相关的联络人被导入流程。
创建一个客户培育流程，包含一系列发送消息动作和时间延迟节点，于不同阶段介绍房产、分享市场见解，并在自定间隔内邀请他们参加看房。
对于被自订资料纪录所触发的任何自动化营销活动，您可以针对该触发数据来建立个性化讯息。在发送消息时，只需置入自订资料属性作为变项。
如果客户预订了看房，您可以将其 活动潜在客户状态 更新为 热客户。将此导入条件添加到您的流程中，使这些热客户停止接收营销讯息。相反，他们可以进入下一环的营销活动，包含看房详情、财务规划、投资潜力和购房流程指导。
在没有自订资料的情况下，您可能会将「客户感兴趣的产品」存储于联络人属性中。如果潜在客户对多个房源感兴趣，手动更新及调整会相当困难。
如需更多关于自动化营销活动的策略，请查看我们即将推出的博客（即将发布），其中包括 10 个自订资料功能在营销、销售和客户支援各领域的实际应用案例。
3. 整合第三方系统数据 推动对话式营销
自订资料可以自动映射第三方系统的数据结构，减少繁琐的数据转换，并使整合过程更加简单。您可以通过 Zapier 和 API 自动整合外部数据来源，并轻松激活现有数据，如 Woocommerce 的订单、Calendly 的预约、Shopify 的会员资讯等，推动更精确和高效的聊天策略。
查阅我们的API 文档了解如何通过 API 导入和导出资料纪录，执行更灵活的数据传输。
范例：如何将 Calendly 预约导入 SleekFlow
在 Zapier 中，您可以执行两个动作：创建自订资料纪录和更新自订资料纪录。只要第三方应用有合适的对接口，您就可以轻松地将纪录从任何数据源导入 SleekFlow。
例如，假设您使用 Calendly 管理预约并希望在 SleekFlow 聊天室旁查看这些预约纪录。您可以在 SleekFlow 中创建一个名为 Calendly 预约 的自订资料，确保属性与 Calendly 中的设置匹配，然后创建以下的 Zap：
启动此 Zap 后，每当新的 Calendly 邀请 被创建时，SleekFlow 内将自动生成一个新的「Calendly 预约」纪录。这个新纪录会与相关的联络人进行连接，并使用电话号码作为唯一识别码。如果没有现有联络人，系统会同时创建新的联络人和纪录。您还可以创建一个 Zap，将 Calendly 预约纪录的更新同步至 SleekFlow，如下所示：
一些其他常见的整合包括：
同步 Woocommerce 订单
同步 Xero 发票
同步 Zoho 帐户
同步 HubSpot 交易
范例：如何实现 SleekFlow 与第三方数据之间的双向同步
第一个范例展示了单向同步的情况，即数据变更仅发生在第三方系统中。有时候，您可能希望让客服人员也能在 SleekFlow 中更新纪录。为了维持双平台数据一致性，我们在 Zapier 中开发了两个新的触发器：自订资料纪录创建和自订资料纪录更新。这些触发器允许您将 SleekFlow 中的变更同步回第三方系统。
例如，如果您经营一家 B2B 公司并使用 HubSpot 管理交易，您可以在 SleekFlow 中创建一个名为 HubSpot Deal 的自订资料，并从 HubSpot 导入交易纪录。这确保您的销售和技术支援团队在与客户交流时，拥有所有必要的背景资讯。在某些时候，您可能需要更新 HubSpot Deal 的状态。您可以在 SleekFlow 中设置一个 Zap，当自订资料纪录更新时，系统将自动触发并同步更新 HubSpot 中的交易状态，实现双向数据即时同步。
4. 优化联络人管理并建立关联关系
自订资料可以同时更有效地细分联络人，通过将联络人和自订资料进行连接，建立关系来增强联络人管理。这在当联络人和实际接受服务的人不是同一个人的情况下特别有用，比如以下案例：
父母为子女安排课程: 假设您在一间教育科技公司工作，您可以将子女的课程纪录与父母的联络资料进行连接。
经销商代表客户处理事务: 经销商经常会代表客户行事。通过将 客户 纪录与经销商联络人进行连接，您可以确保经销商获知其客户的最新消息。
其他情景: 此功能适用于主要联络人与服务接收者不同的任何业务。例如，在医疗行业中，监护人可能会代表患者接收最新的信息。
联络人可以透过自动触发的讯息，即时收到有关子女或最终客户的最新资讯，从而提升沟通和服务质量。
5. 巧用历史数据高效细分客户
透过自订资料，您可以根据客户的完整过往互动纪录，例如订单历史、预约出席情况和支付历史等，创建高度特定的客户细分。
举例来说，如果您正在经营一家线上服装店，您可以创建一个名为 订单 的自订资料，包含 订单商品、订单总额 和 订单日期 等属性。然后，通过 API 将客户的历史订单作为纪录导入。
从这里开始，您可以创建高度细分的再行销名单。您可以建立联络人名单，例如「高客单价客户」，将购买 高级产品 且订单金额超过 $200 的客户进行分组，并向这些客户发送升级和交叉销售的推播讯息，因为他们更愿意在高价商品上消费。
您还可以创建联络人名单，例如「季节性产品买家」，将在 去年六月到八月 购买 夏季服装 的客户进行分组，并向他们推播新夏季系列的预购讯息。
结合这些客户行为数据与其他细节，如年龄、职业、国家，甚至是通过聊天互动收集到的心理数据，例如需求、兴趣和生活方式等，可以让您对客户有更全面的了解，以进行更精确的细分。
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